Informacja w sprawie zlecania organizacjom pozarządowym lub podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie realizacji zadań publicznych z pominięciem otwartego konkursu ofert w formie tzw. „małych grantów” w roku 2024.

 

Nabór wniosków w trybie art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 na tzw. „małe granty”  został zakończony w dniu 19.08.2024.

 

1. PODSTAWA PRAWNA

• Art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. 2022 poz.1327), zwanej dalej Ustawą.
• Uchwała nr XLVI/911/22 Sejmiku Województwa Wielkopolskiego z dnia 24 października 2022 r. w sprawie uchwalenia „Programu współpracy Samorządu Województwa Wielkopolskiego z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2023”.
• Uchwała nr 1558/2012 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 27 stycznia 2012 roku w sprawie ustalenia procedury obowiązującej przy zlecaniu przez Samorząd Województwa Wielkopolskiego realizacji zadań publicznych w trybie małych grantów.
• Uchwała nr XXXVII/739/13 Sejmiku Województwa Wielkopolskiego z dnia 30 września 2013 roku w sprawie uchwalenia „Priorytetów współpracy międzynarodowej Województwa Wielkopolskiego”.
• Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań Dz.U. 2018 poz. 2057).
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j. Dz.U 2022, poz. 1634).

 

2. RODZAJ ZADAŃ

Sfera zadań publicznych zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 26 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

• Zadania dotyczą DZIAŁALNOŚCI NA RZECZ INTEGRACJI EUROPEJSKIEJ ORAZ ROZWIJANIA KONTAKTÓW I WSPÓŁPRACY MIĘDZY SPOŁECZEŃSTWAMI, z  zakresu:
  1. Rozwijania kontaktów zagranicznych i współpracy międzynarodowej Województwa Wielkopolskiego, w szczególności z regionami partnerskimi Województwa Wielkopolskiego;
  2. Pielęgnowania pamięci historycznej oraz umacnianie tożsamości europejskiej;
  3. Poszerzania wiedzy o Unii Europejskiej oraz współpracy z krajami spoza Unii Europejskiej w szczególności w kontekście umacniania procesów stowarzyszeniowych oraz w związku z jubileuszem 20- lecia członkowstwa Polski w Unii Europejskiej;
  4. Umacnianie i wspieranie relacji polsko-ukraińskiej a także z krajami kandydującymi do UE, w zakresie przestrzeni gospodarczej, kulturalnej i edukacyjnej.

• Wysokość środków publicznych przeznaczonych w roku 2024 na dofinansowanie powyższych zadań zleconych organizacjom pozarządowym wynosi w sumie 50.000,00 zł.

 

3. WARUNKI  JAKIE MUSZĄ SPEŁNIAĆ PODMIOTY SKŁADAJĄCE OFERTĘ

1. Zlecenie zadań odbywać się będzie w formie wsparcia zadania publicznego.
2. Starający się o wsparcie muszą posiadać status organizacji pozarządowej lub być podmiotem wymienionym w art. 3 ust. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. 2022 poz. 1327).
3. Statut organizacji pozarządowej, starającej się o środki w ramach „małych grantów”, powinien zawierać  zapis o podejmowaniu działań mających na celu nawiązywanie, utrzymywanie i zacieśnianie współpracy międzynarodowej poprzez organizowanie różnorodnych inicjatyw w zakresie edukacji, turystyki, ochrony przyrody, sportu itp.
4. Realizowane zadanie musi mieć charakter lokalny lub regionalny, odbywać się na terenie Województwa Wielkopolskiego i być skierowane do jego mieszkańców,  jednocześnie obejmując dziedziny określone w niniejszej informacji, zgodnie z zakresem zleconego zadania publicznego.
5. Wnioskujący nie mogą mieć zaległości z tytułu zobowiązań publiczno-prawnych wobec budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych źródeł o charakterze publicznym.
6. Niezbędnym jest posiadanie  własnego konta bankowego oraz  numeru NIP i REGON.

 

4. ZASADY PRZYZNAWANIA DOTACJI
   1. Wysokość jednorazowego dofinansowania zadania publicznego nie może przekroczyć kwoty 10.000,00 zł.
   2. Łączna kwota środków finansowych przekazanych przez Samorząd Województwa Wielkopolskiego organizacji pozarządowej lub podmiotowi wymienionemu w art. 3 ust. 3 Ustawy w roku kalendarzowym 2024 w trybie „małych grantów” nie może przekroczyć kwoty 20.000,00 zł.
   3. Zadanie publiczne musi być zrealizowane w całości w 2024 roku w okresie nie dłuższym niż 90 dni.

Ponadto:

4. Złożenie prawidłowej pod względem formalnym oferty wraz z załącznikami w wersji papierowej lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą UMWW  w ePUAP winno nastąpić co najmniej 40 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania publicznego.
5. Zgłoszone zadanie nie może być tożsame z tematyką zadań realizowanych w trybie otwartych konkursów ofert. Poprzez „zadanie tożsame”rozumie się zachodzącą spójność w następujących obszarach:

• termin realizacji zadania,
• cele zadania konkursowego,
• adresaci zadania. 

6. Obowiązują następujące zasady, o których należy pamiętać podczas przygotowywania szacunkowej kalkulacji kosztów:                                                      

• Wysokość środków wydatkowanych ze źródeł innych niż dotacja może się zmieniać względem wartości podanych w szacunkowej kalkulacji kosztów, o ile nie zmniejszy się udział tych środków w stosunku do wydatkowanej kwoty dotacji. Niniejszy warunek uważa się za zachowany, jeżeli procentowy udział dotacji w  całkowitym koszcie zadania publicznego nie  zwiększy się o więcej niż 3 punkty procentowe.      
• Jeżeli wartość danego wydatku pokryta z dotacji wykazana w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego jest wyższa niż wartość danego kosztu określona w szacunkowej kalkulacji kosztóww ofercie, to dany wydatek uznaje się za zgodny z umową wtedy, gdy nie nastąpiło zwiększenie ww. wartości wydatku z dotacji  o więcej niż 15 % względem ww. kosztu określonego w ofercie, pod warunkiem, że zwiększeniu nie uległa całkowita kwota dotacji. 

7. Każda oferta powinna zawierać opis jak realizowane zadanie będzie promowane, nawet jeśli promocja zadania nie będzie generować żadnych kosztów.
8. Wymaga się, by oferent wszechstronnie informował opinię publiczną o otrzymanej dotacji ze środków budżetu Samorządu Województwa Wielkopolskiego.
9. W przypadku złożenia przez oferenta nieprawidłowej pod względem formalnym oferty, najpóźniej w terminie 14 dni od daty jej wpływu  do siedziby Biura Współpracy Międzynarodowej, Biuro wezwie oferenta do korekty oferty w terminie 7 dni.
10. Nie będą rozpatrywane oferty złożone po terminie określonym w niniejszej informacji, nie spełniające wymogów formalnych, złożone na niewłaściwych drukach, niezawierające kompletu dokumentów, bądź zawierające inne braki formalne, w przypadku nieusunięcia tych braków we wskazanym w wezwaniu 7‑dniowym terminie do ich usunięcia.  
11. Za datę faktycznego złożenia oferty przyjmuje się dzień, w którym oferta wpłynęła do siedziby  Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiegow formie papierowej lub poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą UMWW ePUAP a nie dzień, w którym została ona złożona elektronicznie w generatorze ofert „Witkac”.
12. W przypadku uzyskania przez ofertę pozytywnej oceny formalnej, ocena merytoryczna oferty (ocena celowości realizacji proponowanego zadania) będzie prowadzona o następujące kryteria:

• wpisywanie się proponowanego zadania w priorytetowe rodzaje zadań, wskazane w punkcie 2 niniejszej informacji,
• jakość, efektywność kosztowa i wartość dodana proponowanego zadania,
• doświadczenie oferenta w realizacji zadań podobnych do proponowanego,
• Ocena realizacji i rozliczenia przez oferenta jego zadań dofinansowanych w przeszłości wprogramie „małych grantów” prowadzonym przez Biuro Współpracy Międzynarodowej UMWW.

13. O przyznaniu środków finansowych w ramach tzw. „małego grantu” decyduje Zarząd Województwa Wielkopolskiego, biorąc pod uwagę każdorazowo celowość realizacji danego zadania oraz wysokość posiadanych środków finansowych. Biuro Współpracy Międzynarodowej zastrzega, że oferta może być odrzucona zarówno poprzez nieuznanie jej celowości, jak i w przypadku stwierdzenia braku środków w budżecie, lub gdy środki będące w dyspozycji Biura zostały już zaplanowane na realizację innych zadań publicznych.

 

5. WYMAGANE DOKUMENTY

1. Oferta

• Warunkiem ewentualnego otrzymania dotacji jest złożenie oferty zgodnej z Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. 2018, poz. 2057).         
• Przez prawidłowo wypełnioną ofertę rozumie się wypełnienie druku oferty przy wykorzystaniu Generatora Ofert i Sprawozdań „Witkac”, dostępnego za pośrednictwem portalu Wielkopolskie Wici (www.wielkopolskiewici.pl, zakładka „Konkursy”) po zarejestrowaniu się w Bazie Organizacji Pozarządowych. Wypełnienie oferty w Generatorze gwarantuje, że dochowane zostaną najważniejsze przesłanki prawidłowego złożenia oferty, tj. wypełnienie w sposób czytelny wszystkich punktów zawartych w druku oferty (w przypadku, gdy punkt zawarty w druku oferty nie dotyczy oferenta, należy wpisać „nie dotyczy”). Obok wypełnienia oferty, w Generatorze należy załączyć w wersji elektronicznej wszystkie wymagane dokumenty określone w punkcie 5 lit. b) do j) niniejszej informacji.   
• Wypełnienie oferty w Generatorze kończy się utworzeniem plików „Oferta w PDF” oraz „Potwierdzenie w PDF” z przypisaną sumą kontrolną, które należy wydrukować, podpisać przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu danego podmiotu i przekazać w Punkcie Kancelaryjnym w holu głównym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu lub poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą UMWW w ePUAP  wraz z kompletem dokumentów określonych w punkcie 5 niniejszej informacji, w terminie do trzech dni roboczych od daty złożenia oferty elektronicznie (decyduje data wpływu do Urzędu).              
• Ostatecznie złożona oferta musi posiadać ten sam nr kontrolny co oferta zapisana w Generatorze Ofert i Sprawozdań.
• Powyższe zasady dot. Generatora Ofert i Sprawozdań stosuje się również w sytuacji uzyskania dotacji i konieczności złożenia zaktualizowanego harmonogramu i przewidywanej kalkulacji kosztów realizacji zadania publicznego – należy przygotować je w Generatorze w oparciu o złożoną ofertę.

2. Dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu zawierający aktualne dane:

• Dla fundacji i stowarzyszeń: aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, który bezpłatnie można pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl), lub odpis z Rejestru Starostwa.
• Zgodnie z art. 4 ust. 3 i 4a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. 2022 poz. 1683), za dokument tożsamy z odpisem uznaje się pobrany samodzielnie wydruk komputerowy aktualnych informacji o podmiocie wpisanym do Rejestru, dokonany za pośrednictwem strony internetowej Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego  (https://ems.ms.gov.pl).
• W przypadku kościelnych osób prawnych: zaświadczenie o osobowości prawnej parafii/zakonu oraz upoważnienie dla proboszcza/przeora o reprezentowaniu parafii/zakonu i zaciąganiu zobowiązań finansowych lub dekret powołujący kościelną osobę prawną.
• W przypadku pozostałych podmiotów: inny dokument właściwy dla podmiotu.

3. Aktualny statut lub inny akt regulujący status podmiotu:

• Dokument przedkładany przez podmioty wskazane  w art. 3 ust. 2 oraz ust. 3 pkt 2-4 Ustawy, zawierać winien adnotację o jego przyjęciu przez organ rejestrowy (pieczęcie organu rejestrowego).
• Alternatywnie, dokument powinien być potwierdzony za zgodność z oryginałem na każdej stronie wraz z datą tego potwierdzenia przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu danego podmiotu i dodatkowo zawierać dopisek na ostatniej stronie dokumentu „Poświadczam aktualność i autentyczność dokumentu” z podpisem i pieczątką tej osoby. Osoby uprawnione niedysponujące pieczątkami imiennymi, winny podpisywać się pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji.
• W przypadku zadeklarowania w ofercie pobierania wpłat i opłat od adresatów zadania przez organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy, stosowna informacja o zakresie prowadzonej działalności odpłatnej winna znaleźć swoje potwierdzenie w statucie lub w innym akcie wewnętrznym, zgodnie z art. 10 ust. 3 Ustawy.

4. Ewentualne pełnomocnictwo:

W przypadku oddziału terenowego organizacji składającej ofertę niezbędne jest załączenie pełnomocnictwa zarządu głównego dla przedstawicieli ww. oddziału (liczba osób zgodna ze wskazaniem zawartym w KRS) do składania w imieniu tej organizacji oświadczeń woli w zakresie nabywania praw i zaciągania zobowiązań finansowych oraz dysponowania środkami przeznaczonymi na realizację zadania (w tym rozliczenia uzyskanej dotacji), o którego dofinansowanie stara się jednostka organizacyjna.

5. Oświadczenie o braku zaległości z tytułu zobowiązań publiczno-prawnych wobec budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych źródeł o charakterze publicznym.
6. Oświadczenie o zgodności składanej oferty z ofertą wygenerowaną przy wykorzystaniu Generatora Ofert i Sprawozdań.
7. Oświadczenie o ubieganiu/nieubieganiu się z budżetu Samorządu Województwa Wielkopolskiego w roku 2022 o środki finansowe w trybie „małych grantów”.              
8. Oświadczenie o Numerze Identyfikacji Podatkowej.
9. Oświadczenie o numerze REGON.    
10. Oświadczenie o numerze rachunku bankowego.

 

6. TERMIN SKŁADANIA OFERT        

1. Procedura przyznawania „małych grantów” ulega zakończeniu z chwilą wyczerpania środków finansowych zaplanowanych w budżecie Województwa Wielkopolskiego na rok 2024 na dofinansowanie zadań zleconych organizacjom pozarządowym z dziedziny kontaktów zagranicznych i współpracy międzynarodowej.
2. Oferty składać należy nie później niż do 19 sierpnia 2024 r, do godz. 15 z zastrzeżeniem lit. a).
3. O zachowaniu terminu do złożenia oferty decyduje data i godzina jej wpływu do Punktu Kancelaryjnego Urzędu ( nie decyduje data stempla pocztowego).
4. Za datę faktyczego złożenia oferty przyjmuje się dzień, w którym oferta wpłynęła do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w formie papierowej lub poprzez   ePUAP, a nie dzień, w którym została ona zatwierdzona w generatorze ofert Witkac.  

 

7. MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

• Oferty należy składać w formie elektronicznej poprzez generator Witkac.pl jak i w formie papierowej.W formie papierowej można złożyć osobiście lub za pośrednictwem poczty bądź kuriera w godzinach pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, z siedzibą przy al. Niepodległości 34, kod pocztowy 61-714, w Punkcie Kancelaryjnym (na parterze), w zaklejonej i opieczętowanej kopercie z dopiskiem „ Biuro Współpracy Międzynarodowej”.
• Alternatywnie, ofertę można złożyć poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą UMWW w ePUAP: /umarszwlkp/SkrytkaESP
• Sekretariat Biura Współpracy Międzynarodowej nie przyjmuje ofert.

 

8. INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH

Szanowni Państwo w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Województwo Wielkopolskie z siedzibą Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, przy al. Niepodległości 34, kod pocztowy 61-714, e-mail: kancelaria@umww.pl,  fax  61 626 69 69, adres skrytki urzędu na platformie  ePUAP:  /umarszwlkp/SkrytkaESP
2. Państwa dane osobowe są przetwarzane w celach:            
   1. wyboru oferty, a także zawarcia i rozliczenia umowy dotyczącej realizacji zadania publicznego w trybie  „małych grantów” w roku 2022,
   2. archiwizacji. 
3. Państwa dane osobowe przetwarzamy:  
   1. w związku z zawarciem oraz wykonaniem umowy, której organizacja pozarządowa lub podmiot  są stroną,      
   2. w związku z wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
4. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych listownie pod adresem administratora danych, lub elektronicznie poprzez skrytkę ePUAP: /umarszwlkp/SkrytkaESP i e-mail: inspektor.ochrony@umww.pl
5. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres 5 lat licząc od roku następnego w którym rozstrzygnięto niniejszy  konkurs ofert, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną .
6. Złożenie oferty w celu realizacji zadania publicznego w trybie „małych grantów” jest dobrowolne, natomiast podanie danych osobowych jest warunkiem ustawowym oraz warunkiem zawarcia umowy lub podjęcia działań niezbędnych przed jej zawarciem.
7. Przysługuje Państwu prawo do usunięcia danych osobowych, o ile Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, lub wynika to z wymogu prawa, lub gdy dane są już niepotrzebne do przetwarzania danych.
8. Przysługuje Państwu prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, o ile Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody.
9. Przysługuje  Państwu  prawo do przenoszenia danych, o ile Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody lub są niezbędne do zawarcia umowy oraz gdy dane te są przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
10. Przysługuje Państwu prawo do dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
11. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w związku z Państwa sytuacją szczególną, o ile przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do zrealizowania zadania w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej.
12.  Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, o ile uważają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się w sposób niezgodny z prawem.
13. Państwa dane osobowe będą  udostępniane:       
    1. Podmiotom świadczącym usługi na podstawie zawartych umów dotyczących: serwisu i wsparcia  systemów informatycznych, utylizacji dokumentacji niearchiwalnej, przekazywania przesyłek pocztowych,   
    2. na stronie internetowej Urzędu,              
    3. na stronie internetowej www.wielkopolskiewici.pl,           
    4. w siedzibie urzędu w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie informacji w ww. przedmiocie,       
    5.  na stronie BIP.
14. Państwa dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji oraz profilowania.
15. Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz do organizacji międzynarodowych.